La gestión del tiempo como nunca te la habían contado

Cuando hablamos de gestión del tiempo siempre hacemos referencia a la mejor manera de aprovecharlo para hacer el máximo número de tareas, en el menor tiempo posible y de la forma más eficaz y eficiente. Para ello, siempre se recomiendan una serie de buenas prácticas o herramientas; pero, la realidad, es que después de adoptarlas durante unas semanas, lo más habitual es acabar desechándolas y volver a organizarnos ineficazmente.

Por ello, hoy te traemos los mejores consejos de Lucas Varela, Talent Development Senior Manager de PageGroup, sobre gestión del tiempo. Es la guía definitiva que necesitás para organizarte eficazmente y que empieza por cambiarte a vos mismo. De hecho, como plantea el propio Lucas Varela:

Cuando hablamos de la gestión del tiempo, el punto de partida, en sí mismo, es erróneo; deberíamos planteárnoslo en términos de saber gestionarnos a nosotros mismos.

Gestión del tiempo: la importancia de cambiar de hábitos

Para organizarte mejor es imprescindible que empieces por analizar tu relación con el tiempo, cómo te organizás, qué hábitos tenés y cuáles te gustaría cambiar. Acordate que la gestión eficaz está íntimamente vinculada con el cambio de los hábitos personales que te están haciendo perder el tiempo. A partir de ahí, podrás diseñar un plan riguroso para modular esas “malas costumbres”.

Fijá tus objetivos y metas

Antes de ponerte a trabajar debés tener muy claros tus objetivos. No podés atender las tareas según van llegando o ir avanzando en la carga de trabajo sin pensar; solo analizando qué función tiene cada tarea con respecto a las metas marcadas, podrás jerarquizarlas y priorizar. Pensá dónde estás, a dónde querés llegar y cómo querés hacerlo; y luego, ordená tu trabajo según contribuya a esas metas o no.

Distinguí entre lo importante y lo urgente

Una vez fijados estos objetivos, será más sencillo categorizarlos según su importancia y grado de urgencia.

Evidentemente está el trabajo del día a día, que tendrás que realizar sí o sí, pero también, llegarán asuntos urgentes que requerirán tu atención de forma inmediata. En general, como explica Lucas Varela:

Tenemos que focalizarnos en lo importante y no ser esclavos de lo urgente.

Pensá y conocete

A medida que avanzás en este proceso, conviene pararse a pensar qué estás haciendo y por qué lo estás haciendo. Igual de importante es fijar unos objetivos que revisarlos y analizarlos al cabo de un tiempo para comprobar si hay aspectos que conviene cambiar.

También, es importante que conozcas tu ciclo de energía personal: no todo el mundo trabaja igual, ni tiene la misma energía en los diferentes momentos del día.

Cuando te analices, hacelo con honestidad. Para ello, también es necesario que aprendas a detectar los “ladrones de tiempo” más habituales: procrastinación, perfeccionismo, no saber delegar, revistar tareas, interrupciones del equipo o superiores, reuniones innecesarias o ineficaces, abusar de la multitarea, etc.

Y ¿qué herramientas podemos utilizar?

El uso de herramientas para la gestión del tiempo debe ser un complemento a la organización personal. Solo con una mentalidad clara, enfocada y comprometida podrás centrarte en tus objetivos. Las herramientas no van a cambiarte la vida, tenés que cambiar vos. Dicho esto, los complementos que uses para conseguirlo pueden ser desde un papel y una birome hasta una aplicación en tu celular. Algunas de las más habituales son:

Correo electrónico. Al venir con agenda y calendario integrado es una herramienta muy útil. Además, te permite poner recordatorios. Algunas claves para sacarle el máximo partido son:
- Tener la bandeja de entrada limpia y ordenada.
- Evitar utilizarlo como una lista de cosas que hacer.
- Crear plantillas para los emails repetitivos.
GoalsOnTrack: Es una herramienta web que también tiene aplicación móvil. Te ayuda a fijar objetivos en base a los principios básicos que hemos comentado y a alcanzarlos lo mejor posible. Además, podés dividir grandes tareas en trabajos más pequeños para que sea más sencillo realizarlas.
Doit.im: Es una aplicación muy sencilla con la que podés crear listas de tareas pendientes, anotar el estado de cada tarea y estimar cuánto vas a tardar en completarlas. Especialmente apropiada para organizar el trabajo semanal habitual.

Con este artículo tenés todo lo que necesitás para aprender a organizar tus tareas de la manera más eficiente y útil posible. ¡En cuanto empieces a poner en práctica estos consejos de Lucas Varela, harás tu trabajo mucho mejor!